Handleiding KPI Platform
Het KPI Platform vertaalt strategie naar een cascade van KPI's, geeft elke KPI een eigenaar en verbindt hem met de organisatie-eenheden die hem waarmaken, de overleggen waarin hij besproken wordt en de dashboards die hem tonen.
Aan de slag
Meld je aan via de KPI Platform-pagina en maak je bedrijf aan; je wordt daarvan de beheerder. Kies op het lege overzicht Start begeleide inrichting. De wizard heeft vier stappen; elke stap slaat tussentijds op en kan worden overgeslagen:
- Organisatie: de groep of het bedrijf bovenaan, daarna afdelingen en bedrijfsonderdelen.
- Strategische doelen: de doelen van je strategie, bovenaan het raamwerk.
- KPI's: tactische en operationele KPI's onder die doelen, met een eigenaar, een eenheid en de streefwaarde voor dit jaar.
- Overleggen: de terugkerende overleggen waarin KPI's besproken worden.
KPI-raamwerk
KPI's staan op drie niveaus, van breed naar concreet:
- Strategisch: een doel op groepsniveau, zoals Marktpositie.
- Tactisch: hoe een afdeling bijdraagt, zoals Marktaandeelindex.
- Operationeel: wat dagelijks gemeten wordt, zoals Marktaandeel leven.
Strategische doelen staan bovenaan; elke andere KPI hangt onder een bovenliggende KPI. Die moet op hetzelfde of een hoger niveau staan, en je kunt een KPI niet onder een van zijn eigen onderliggende KPI's hangen. Als je een KPI verwijdert, verwijder je ook de KPI's daaronder; de bevestigingspagina vertelt je hoeveel.
Elke KPI heeft een eigenaar (een collega, of een naam of rol voor mensen zonder account), een eenheid en een streefwaarde per jaar. Elke wijziging van een streefwaarde wordt vastgelegd met wie hem wijzigde en wanneer, zichtbaar op de KPI-pagina. Gebruik de jaarkiezer bij het raamwerk om de streefwaarden van een ander jaar te zien. Een bedrijfsbeheerder kan KPI's omhoog en omlaag verplaatsen tussen KPI's op hetzelfde niveau.
Organisatie
Organisatie-eenheden vormen een boom: divisies, bedrijfsonderdelen, sectoren, afdelingen, teams, regio's en functies. Elke eenheid heeft een oriëntatie:
- Horizontale eenheden, zoals Finance of HR, bedienen de hele organisatie.
- Verticale eenheden, zoals bedrijfslijnen of regio's, zijn eigenaar van hun eigen resultaten.
De oriëntatie wordt voorgesteld op basis van het type en stuurt de doelenmatrix. Wijs KPI's toe aan een of meer eenheden; een KPI die aan meerdere eenheden is toegewezen, wordt gemarkeerd als gedeeld. Als je een eenheid verwijdert, verwijder je ook de onderliggende eenheden, maar de KPI's verliezen alleen de toewijzing.
Overleggen
Een overleg heeft een frequentie (dagelijks tot jaarlijks), een niveau en een voorzitter. Je kunt alleen KPI's op het niveau van het overleg koppelen, zodat de directie strategische KPI's bespreekt en de wekelijkse stand-up operationele. De overleggenpagina toont een matrix van frequentie tegen niveau, zodat gaten in je sturingsritme opvallen.
Dashboards
Registreer de rapporten waarin KPI's getoond worden, in Power BI, Qlik, Tableau, Looker, Excel of een andere tool, en koppel de KPI's die elk rapport toont. Zo kan iedereen vanuit een KPI het rapport vinden dat hij moet openen.
Visualisaties
- Doelenmatrix: de rijen zijn horizontale eenheden die eigenaar zijn van tactische KPI's, de kolommen zijn verticale eenheden. Een cel bevat de operationele KPI's onder de tactische KPI's van een rij die aan de eenheid van de kolom zijn toegewezen, als stippen gekleurd naar het strategische doel waaraan ze bijdragen. De laatste kolom bevat de KPI's die een afdeling zelf meet. Klik op de doel-labels om te filteren.
- Dekkings-heatmap: het aantal KPI's per eenheid en niveau. Lege cellen laten ontbrekende dekking zien.
- KPI-boom en Organogram: de cascade en de organisatie als diagrammen.
- Per eenheid en Per overleg: waar elke eenheid eigenaar van is en wat elk overleg bespreekt, met KPI's zonder eenheid of zonder overleg apart vermeld.
Excel-import en -export
Onder Import / export download je een leeg sjabloon of je huidige raamwerk, en importeer je een werkmap. De werkmap heeft drie tabbladen:
| Tabblad | Kolommen |
|---|---|
| KPIs | Name, Level, Description, Owner, Target Value, Unit, Parent KPI Name, Org Node Names |
| Org Nodes | Name, Node Type, Owner, Orientation, Description, Parent Node Name |
| Meetings | Name, Description, Chair, Frequency, Level, KPI Names, Org Node Names |
Verwijs naar bovenliggende KPI's, eenheden en KPI's op naam; scheid meerdere namen met komma's. Nederlandse kolomkoppen en waarden (Naam, Niveau, Strategisch, Maandelijks, ...) worden ook geaccepteerd. De streefwaarde komt in het huidige jaar terecht. Na het uploaden zie je een voorbeeld met waarschuwingen; er wordt niets opgeslagen tot je bevestigt, en rijen waarvan de naam al bestaat worden overgeslagen.
Rollen
Iedereen in een bedrijf met het KPI Platform kan het raamwerk bekijken. Bedrijfsbeheerders maken KPI's, eenheden, overleggen en dashboards aan, wijzigen ze en verwijderen ze. De eigenaar van een KPI mag die KPI en de streefwaarden bewerken, maar hem niet verplaatsen of verwijderen.
Met Normly
Gebruikt je bedrijf ook Normly, dan kun je een KPI koppelen aan de Normly-tabellen waarin de data ervan staat. De KPI-pagina linkt naar de tabel, en de tabel laat zien welke KPI's hem gebruiken. Wissel tussen de twee producten met de schakelaar bovenaan de zijbalk.
Wil je het raamwerk uitlezen vanuit Power BI of je eigen scripts, zie dan de KPI Platform-API.
Veelgestelde vragen
Kan ik het niveau van een KPI wijzigen? Ja, zolang de bovenliggende KPI op hetzelfde of een hoger niveau blijft en geen van de onderliggende KPI's erboven komt te staan. Verplaats anders eerst de bovenliggende of onderliggende KPI's.
Waarom kan ik een KPI niet aan een overleg koppelen? Overleggen accepteren alleen KPI's op hun eigen niveau. Wijzig het niveau van het overleg of kies KPI's van dat niveau.
Moet ik opslaan? Elk formulier wordt opgeslagen zodra je het verstuurt; er is geen aparte opslagstap.
Kan ik alleen met het KPI Platform beginnen en Normly later toevoegen? Ja. Neem contact met ons op en we zetten het tweede product aan voor je bedrijf; je data blijft waar die is.