Zo werken tabellen, rijen en goedkeuringen

Processchema

Een eenvoudig overzicht van de stappen, van het inrichten van een tabel tot de goedkeuring.

1) Maak een tabel aan

Maak een tabel aan om KPI- of mappingdata te ordenen. Elke tabel hoort bij je bedrijf en kan worden geversioneerd.

1. Ga naar Tabellen en kies Tabel aanmaken.
2. Vul een naam en omschrijving in en kies een tabeltype (KPI of mapping).
3. Stel eventueel een eigenaar en actieve datums in.
4. Sla de tabel op.

2) Voeg datadefinities toe

Datadefinities beschrijven elke kolom: wat die voorstelt, het datatype en de validatieregels.

Ondersteunde datatypes

• Tekst
• Getal
• Datum
• Boolean

Validatieopties

• Verplicht: een waarde is verplicht.
• Unieke waarden: voorkom dubbele waarden.
• Hoofdlettergevoelig: behandel “ABC” en “abc” als verschillende waarden.
• Min/Max: bereik voor getallen.
• Min/Max lengte: grenzen aan de lengte van tekst.
• Regex: validatie met een eigen patroon.
• Toegestane waarden: een vaste lijst met opties.
• Alleen gehele getallen: beperk tot hele getallen.
• Alleen positief/negatief: beperking op het teken.
• Decimalen: beperk het aantal decimalen.
• Stapgrootte: dwing stappen af (bijv. 0,5 of 10).

3) Voeg rijen met data toe

Rijen bevatten de eigenlijke data van je tabel. Elke rij heeft één waarde per kolom.

1. Open een tabel en kies Rij toevoegen.
2. Vul de velden in die je kolommen definiëren.
3. Sla de rij op. Hij begint als Concept.

4) Rijversies

Elke wijziging maakt een nieuwe versie van de rij. Versies worden gegroepeerd via een gedeeld ID en in de tijd gevolgd.

• Elke rij heeft een groeps-ID die de versies aan elkaar koppelt.
• De huidige versie is actief.
• Eerdere versies blijven beschikbaar voor audit en historie.

5) Goedkeuringsproces

Rijen doorlopen een eenvoudig goedkeuringsproces om de datakwaliteit te borgen.

1. Concept → aangemaakt maar nog niet ingediend.
2. In afwachting → ingediend ter goedkeuring.
3. Goedgekeurd → geaccepteerd en gepubliceerd.
4. Afgewezen → afgewezen met een reden.

Wie mag goedkeuren

Goedkeuren kan door tabeleigenaren, invoerders en goedkeurders, afhankelijk van de tabelrechten.

Wat er gebeurt bij goedkeuring

• Bij goedgekeurde rijen worden de goedkeurder en het tijdstip vastgelegd.
• Bij afgewezen rijen wordt de reden van afwijzing vastgelegd.
• Invoerders kunnen afgewezen rijen na aanpassing opnieuw indienen.

Overzicht van rechten

• Invoerders: rijen aanmaken en bewerken.
• Lezers: alleen-lezen toegang.
• Goedkeurders: rijen goedkeuren of afwijzen.
• Invoerder en goedkeurder: rijen aanmaken en goedkeuren.
• Bedrijfsbeheerders: volledige toegang binnen het bedrijf.